شیوه گزارش نویسی
غالب تصمیم‌های مدیران و مسئولان سازمان‌ها و مؤسسات برمبنای گزارش‌هایی است که از قسمت‌های مختلف دریافت می‌دارند و نحوه‌ی تهیه و ارائه‌ی گزارش‌ها، در قضاوت‌ها، عملیات، سرمایه گذاری‌ها، هزینه‌ها، استخدام‌ها، خط مشی‌ها، روش‌ها، تشویق‌ها، توبیخ‌ها و به طور کلی در سرنوشت حال و آینده‌ی آن سازمان‌ها و مؤسسات تأثیرگذار می‌باشد، از این رو در تهیه و تنظیم هر نوع گزارش از مرحله‌ی تصور و اندیشه، تا تدوین و بیان و انتقال مفاهیم به خواننده باید نهایت دقت و توجه را مبذول داشت.
در کلیه سازمان‌ها، عنصر یا حیطه‌ی گزارش‌دهی جزء مهمترین بخش برنامه‌ریزی است، چرا که می‌تواند زمینه تصمیم‌گیری‌های مناسب و مؤثر در درون سیستم را فراهم نماید. در اغلب موارد گزارش‌های ناقص، جدول‌های فراوان، جمع‌آوری اطلاعات به شکل موازی، کیفی نبودن گزارش‌ها، فقدان بازخورد و به‌کارگیری آنها برای تصمیم‌گیری و … عمده‌ترین مشکل نظام برنامه‌ریزی ادارات محسوب می‌شود. درک درست از امور و روابط سازمانی می‌تواند تأثیر مهمی بر نحوه‌ی گزارش‌دهی صحیح داشته باشد و زمینه‌ی تصمیم‌گیری مناسب را فراهم کند.
گزارش ابزار اطلاع از ضعف و قوت‌ها، زمینه‌ساز ارزیابی میزان موفقیت در تحقق برنامه‌ها و اهداف و فراهم‌کننده امکان تشویق یا توبیخ دست‌اندرکاران می‌باشد.
تعریف گزارش:
گزارش عبارت است از تهیه و ارائه اطلاعات سازمان یافته درباره‌ی اقدامات و رویدادهای انجام شده و یا درحال انجام، که بر مبنای آن، گیرنده‌ی گزارش می‌تواند تصمیمات دقیق‌تری اتخاذ کند.
گزارش‌ها در ساده‌ترین شکل خود، نوشتاری هستند، هر چند گزارش‌های گفتاری یا صورت‌های مختلفی همچون فیلم، عکس، اسلاید، لوح فشرده و … نیز تهیه می‌شوند.
انواع گزارش با معیارهای مختلف :
۱- انواع گزارش بر حسب شیوه‌ی ارائه گزارش :
الف- شفاهی ب- کتبی
۲- انواع گزارش بر حسب تعداد تهیه‌کنندگان:
الف- فردی ب- جمعی یا گروهی
۳- انواع گزارش بر حسب حجم:
الف- گزارش کوتاه – تا ۱۰ صفحه
ب- گزارش بلند- بیش از ۱۰ صفحه
۴- انواع گزارش بر حسب دوره‌ی انتشار:
الف- گزارش ادواری – در دوره زمانی مشخص ( روزانه ، هفتگی ، ماهانه ، فصلی ، شش ماهه ، سالانه )
ب- گزارش موردی یا مقطعی – در زمان‌های خاص
۵- انواع گزارش بر حسب مخاطبان:
الف- گزارش به هم‌ردیفان
ب- گزارش به کارکنان
د- گزارش به رسانه‌ها
ه – گزارش به نهادهای نظارتی( دیوان محاسبات، حسابرسان مستقل، سازمان حسابرسی، دیوان عالی کشور، سازمان بازرسی و …)
و- گزارش به عامه‌ی مردم( نماز جمعه، جشن عمومی و سخنرانی‌های عمومی و …)
۶-انواع گزارش بر حسب میزان دسترسی:
الف- عادی
ب- محرمانه
ج- خیلی محرمانه
د- سری
ه- کاملا سری
۷- انواع گزارش بر حسب موضوع و هدف :
الف- گزارش اطلاعی – صرفا ارائه اطلاعات
ب- گزارش تحقیقی- بررسی علت‌ها و روابط بین عوامل
ج- گزارش تحلیلی- جزء جزء کردن موضوع
۸- انواع گزارش بر حسب محورهای تخصصی ( یک محور معین)
الف- گزارش مالی
ب- گزارش امور رفاهی
ج- گزارش ورزشی
د- گزارش سیاسی
و… .
اصلی‌ترین بخش‌های یک گزارش شامل موارد زیر است:
– موضوع یا مسأله گزارشی
– نویسنده یا نویسندگان / تهیه‌کنندگان
– هدف یا هدف‌ها
– ساختار
– مخاطب یا مخاطبین
یک گزارش خوب باید عکس‌العمل مخاطب را برانگیزد، متقاعد کننده باشد و تمرکز در عمل به‌وجود آورد. گزارش می‌تواند به صورت‌های مختلفی از جمله گزارش عملکرد، گزارش آماری، گزارش پیشرفت برنامه، گزارش اداری – مالی، گزارش ارزشیابی و گزارش خبری تهیه و ارائه شود. نوشتن گزارش کاری نیازمند صبر و حوصله است نه کاری مشکل. چنانچه بتوان از روش علمی و منظم استفاده کرد، دستیابی به گزارش مطلوب دور از ذهن نخواهد بود.
در تهیه و نوشتن گزارش سه مرحله را می‌توان با جزئیات بیشتر مورد بررسی قرار داد:
مرحله اول: قبل از نوشتن
مهمترین چیزی که در این مرحله باید مورد نظر باشد، علت نوشتن است. چرا و در باره‌ی چه چیزی می‌خواهید بنویسید. برای پاسخ گفتن به این سؤال سه عنصر نویسنده، مخاطب و منابع را باید بررسی کرد. به عنوان عنصر اول – نویسنده- شما در جایگاهی قرار گرفته‌اید که قصد دارید گزارشی از یافته‌ها یا تجربیات یا عملکرد خویش را بنویسید. ممکن است به شما دستور داده شده باشد که از فعالیت‌های سازمانی خود گزارشی تهیه کنید. اینکه چرا شما انتخاب شده‌اید در پاسخ به اینکه چرا می خواهید گزارش بنویسید، بسیار مهم است. حال به موضوع گزارشی که می‌خواهید بنویسید، فکر کنید. تفکر و تدبر در موضوع و درک صحیح از آنچه از شما خواسته‌اند یا خودتان علاقه‌مند به ارائه آن هستید، بسیار با اهمیت است. داشتن اصطلاحات و مفاهیم اساسی بین شما و مخاطب و رسیدن به یک درک مشترک از مفاهیم در این مرحله حتماً انجام شود. در قسمت بعد باید به هدف گزارش بپردازید. گزارش‌ها باید واقعیت‌ها را نشان دهند و در صورت امکان راه‌حل‌‌ها را پیشنهاد کنند و با انتقال پیام خود به مخاطب ارتباط سازنده‌ای را ایجاد کنند. این مهم به‌دست نخواهد آمد مگر آنکه درک مناسبی از هدف گزارش به‌دست آید.
مخاطب گزارش چه کسی یا کسانی هستند؟ درک مناسب و مؤثر گزارش از سوی مخاطب، حیاتی است. در هنگام نوشتن همواره باید مخاطب را در نظر داشت در غیر این‌صورت ارتباط درست برقرار نخواهد شد. شناخت مخاطب، ساماندهی مناسب اطلاعات گوناگون را فراهم می‌کند زیرا ممکن است اطلاعات فراوانی ارائه شوند اما مخاطبان متفاوت در سطوح مختلفی به اطلاعات نیاز داشته باشند. شناخت مخاطب به انتخاب زبان گزارش هم کمک خواهد کرد، بدیهی است نوشتن برای افراد متخصص با عادی متفاوت خواهد بود.
منابع تهیه گزارش نیز با اهمیت هستند. نوع مواد و مطالب مورد نیاز، محل پیدا کردن آنها اندازه و میزان نیاز، نحوه‌ی گردآوری آنها، مهارت‌های مورد نیاز برای آزمایش‌های لازم و در نهایت شیوه‌ی طبقه بندی کردن، همه از عوامل مهمی هستند که در این قسمت باید مورد توجه قرار گیرند. برقراری نظم و قاعده در جمع‌آوری و ثبت اطلاعات مانع در هم ریختگی و اتلاف وقت در این مرحله است.
بنابراین به نظر می‌رسد داشتن یک طرح گزارش می‌تواند بسیار مهم باشد. در طرح گزارش می‌توان نقشه‌ی تهیه و تدوین و ارائه‌ی گزارش را ترسیم نمود و به تعبیر دیگر همه‌ی آنچه را که در هنگام تهیه و ثبت گزارش باید انجام شود، باید در نظر گرفت. چنانچه بتوانیم به دسته‌بندی مناسب در این زمینه دست پیدا کنیم نیمی از راه تهیهی گزارش را طی کرده‌ایم.
مرحله دوم: هنگام نوشتن
سه نکته‌ی اساسی را در این مرحله باید در نظر گرفت، اول ساختار ، دوم زبان و سوم چگونگی ارائه‌ی گزارش. هر گزارش بسته به نوع و هدف آن دارای ساختار معینی است. گزارش‌های علمی و تحقیقی با گزارش‌های موردی و اداری به لحاظ ساختار متفاوتند، هر چند می‌توان اساس آنها را یکی دانست و عناصر زیر را در همگی مورد توجه قرار داد:
۱- عنوان ۲ – فهرست ۳ – چکیده ۴- مقدمه ۵- روش گردآوری اطلاعات ۶- یافته های نتایج ۷- پیشنهادها و توصیه‌ها ۸- مأخذ (در صورت لزوم)
در عنوان، موضوع گزارش ذکر می‌شود و به‌دنبال آن نام نویسنده یا نویسندگان و در صورت نیاز نام سازمان یا نهاد مربوطه ذکر می‌شود و سپس فهرست مطالب (در صورت طولانی بودن گزارش) آورده می‌شود. چکیده‌ی گزارش، مختصری از همه‌ی آنچه در گزارش آمده است، خواهد بود و توصیه می‌شود بین ۱۵۰ تا حداکثر ۳۰۰ کلمه باشد. در قسمت مقدمه، زمینه و اهمیت کلی موضوع، دامنه و وسعت آن و هدف از تهیه گزارش و کاربردهای احتمالی آن به صورت منظم نوشته می‌شود . روش گردآوری اطلاعات را نیز می‌توان در همین مقدمه ذکر کرد. در قسمت نتایج که اصلی‌ترین بخش گزارش است، یافته‌ها را به صورت منظم باید توضیح داد. عکس‌ها و تصاویر و مدارک مستند را نیز در همین قسمت می‌توان قرار داد. انتخاب مناسب عکس‌ها و مدارک مستند، جلب توجه مخاطب را به‌دنبال خواهد داشت، اما نباید این قسمت را بیش از اندازه طولانی نمود. تمرکز بر یافته‌های اصلی می‌تواند از این امر جلوگیری نماید.
در قسمت پایان گزارش، باید توصیه‌ها و پیشنهادهای ناشی از یافته‌های گزارش را ارائه نمود. این مواد باید شامل راه حل‌هایی برای بهتر شدن وضعیت یا حل مشکل یا مسأله‌ی گزارش ارائه کند . توصیه‌ها باید با هدف در رابطه باشند و بسیار روشن و صریح بیان شوند. بهتر است هر توصیه را جداگانه نوشت تا هرکدام به تصمیم خاصی یا عمل مشخصی منجر شوند. سپاسگزاری از افرادی‌که به نوعی نویسنده را در تهیهی گزارش یاری کرده‌اند، و سپس در صورت لزوم مأخذ آورده می‌شود. چنانچه مدارک خاصی مد نظر باشد در پایان گزارش الصاق خواهد شد.
در گزارش، برقراری ارتباط از راه کاربرد زبان صورت می‌پذیرد. یک نویسنده باید به بهترین شکل و با ساده‌ترین و رایج‌ترین زبان به برقراری ارتباط صحیح بپردازد. استفاده از قالب مناسب و ریختن کلمات و جملات در آن حاکی از نحوه‌ی تفکر فرد و آرامش ذهنی اوست. بنابراین تمرکز بر روی هدف‌گذاری می‌تواند بسیار مفید باشد. استفاده از واژه‌ای که در تعریف آنها با مخاطب، یکسان فکر می‌کنید، بسیار مهم است. گاه در استفاده از افعال زیاده‌روی صورت می‌گیرد که باید همچون استفاده‌ی مکرر از افعال مجهول خودداری شوند. ضمن اینکه سعی شود تا سرحد امکان از لغات بیگانه استفاده نشود. از به‌کار بردن غلط‌های رایج هم پرهیز کنید. عبارت‌های طولانی را به جملات یا کلمات کوتاه و مختصر تبدیل کنید و برای جلوگیری از طولانی شدن پاراگراف سعی کنید از جملات کوتاه استفاده نمایید. ظاهر گزارش اولین محل برخورد نگاه مخاطب با کار شماست، بنابراین در صورتی که به ظاهر گزارش خود اهمیت دهید، حتماً در جلب توجه مخاطب گام برداشته‌اید . حجم نوشته، فاصله‌ی بین خطوط، نوع تایپ فضای صفحه را به دقت طراحی کنید. اگر عنوان‌های فرعی دارید در شماره‌گذاری و نحوه‌ی تنظیم آنها دقت کنید تا مخاطب بتواند به بخش‌های مختلف به راحتی دسترسی داشته باشد.
مرحله سوم: پس از نوشتن
خواندن چند باره‌ی متن نوشته شده را همگان توصیه کرده‌اند. نظر خواهی از دوستان با قرار دادن متن در اختیار آنان و درخواست نقد و بررسی نوشته بسیار مؤثر است. سپس موارد ذکر شده را اصلاح و بازنگری کنید.
نکته آخر، مستند ساختن گزارش است. برای مستند ساختن یک گزارش باید مدارک مورد استفاده در تهیهی گزارش را بدان پیوست نمایید. این پیوست‌ها می‌تواند از فهرست کتب مورد استفاده تا عکس‌ها، تصاویر، شرح دستگاه‌های مورد استفاده و نوارهای ضبط صوت یا تصویر ویدئویی، فیلم و … باشد.
در پایان باید گفت گزارش‌نویسی یک مسئولیت است و کوچک‌ترین بی‌اعتنایی در قبال این مسئولیت موجب تصمیم‌گیری غلط می‌شود. نکته‌ی بسیار مهم در این مورد این است که تنها از راه ممارست و تمرین می‌توان گزارش جامع و مانع و نوشته‌ی منطقی و رسا فراهم آورد. بنابراین بدون تمرین کافی حتی اگر تحصیلات کافی هم داشته باشیم، قادر نخواهیم بود مقصود خود را به سرعت و صحت از راه نوشته به دیگران برسانیم.
منابع:
گزارش‌نویسی، مهدی ماحوزی
جزوه درس گزارش‌نویسی استاد محسن اشرف‌پور
سایت شخصی دکتر محمد کمالی